Le pré-état daté regroupe les informations financières et juridiques qu’un vendeur doit transmettre à l’acquéreur avant la signature du compromis de vente en copropriété. Remplir un modèle vierge Word sans comprendre ce que chaque rubrique exige concrètement expose à des oublis qui peuvent retarder la vente, voire déclencher une contestation après la signature. Cet article décortique les rubriques une par une, en pointant les écarts entre ce que les modèles génériques demandent et ce que le notaire attend réellement.
Traçabilité des montants : le critère que les modèles Word ne signalent pas
La plupart des trames téléchargeables présentent des cases vides à compléter avec des chiffres. Aucune d’entre elles n’indique que chaque montant doit être rattachable à un document comptable ou un procès-verbal. Le critère d’acceptation par le notaire repose sur la complétude et la traçabilité des informations, conformément à l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation, et non sur l’identité du rédacteur.
Concrètement, inscrire un montant de charges annuelles sans pouvoir renvoyer au budget prévisionnel approuvé en assemblée générale rend le document fragile. En cas de litige post-vente, un acquéreur peut contester un chiffre non sourcé. Avant de remplir la moindre case, réunissez les pièces comptables correspondantes.
Tableau comparatif : rubriques du pré-état daté et documents sources
Le tableau ci-dessous met en regard chaque rubrique type d’un modèle Word et le document source à consulter pour la compléter sans erreur.
| Rubrique du modèle | Information attendue | Document source à consulter |
|---|---|---|
| Identification du lot et tantièmes | Numéro(s) de lot, quote-part en tantièmes | Règlement de copropriété, état descriptif de division |
| Charges courantes du lot | Montant annuel sur les deux derniers exercices approuvés | Budgets prévisionnels et comptes approuvés en AG |
| Charges exceptionnelles votées | Travaux votés non encore appelés ou en cours d’appel | Procès-verbaux d’assemblée générale |
| Sommes restant dues par le vendeur | Arriérés de charges, avances, provisions non régularisées | Relevé individuel de compte copropriétaire |
| Situation financière globale de la copropriété | Impayés des autres copropriétaires, dettes fournisseurs | Annexes comptables, balance générale |
| Fonds de travaux (loi ALUR) | Cotisation annuelle et part rattachée au lot vendu | Compte bancaire séparé, relevé du fonds |
| Documents annexés | Liste des pièces obligatoires jointes | Carnet d’entretien, fiche synthétique, diagnostic technique global si existant |
Charges courantes et charges exceptionnelles : deux rubriques souvent confondues dans un modèle vierge
Un modèle Word présente généralement une seule ligne « charges » sans distinguer clairement les deux catégories. Les charges courantes correspondent au budget prévisionnel voté chaque année (entretien des parties communes, contrats d’ascenseur, assurance). Les charges exceptionnelles désignent les travaux votés en assemblée générale hors budget courant.
L’enjeu pour l’acquéreur est direct : des travaux votés avant la vente mais non encore appelés restent dus par le vendeur, sauf clause contraire dans le compromis. Omettre un appel de fonds travaux voté fausse l’estimation du coût réel d’acquisition. Pour remplir cette rubrique, consultez systématiquement les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, pas uniquement la dernière.
Ce que le notaire vérifie en priorité
Le notaire compare le montant des charges exceptionnelles déclarées dans le pré-état daté avec les procès-verbaux d’AG joints au dossier. Un écart entre les deux documents provoque une demande de correction qui retarde la signature du compromis.
Sommes dues par le vendeur et impayés de la copropriété : deux rubriques distinctes à ne pas fusionner
La rubrique « sommes restant dues par le vendeur » concerne uniquement la dette personnelle du vendeur envers le syndicat des copropriétaires. La rubrique « situation financière de la copropriété » porte sur les impayés globaux de l’ensemble des copropriétaires et les dettes envers les fournisseurs.
Fusionner ces deux rubriques, comme le font certains modèles simplifiés, masque une information clé. Un taux d’impayés élevé dans la copropriété signale un risque de hausse future des charges pour compenser les défauts de paiement. L’acquéreur a le droit de connaître cette donnée avant de s’engager.
Fonds de travaux loi ALUR : la rubrique la plus mal renseignée
Depuis la loi ALUR, les copropriétés de plus de dix lots doivent alimenter un fonds de travaux. Le pré-état daté doit mentionner la cotisation annuelle et la part rattachée au lot vendu. Dans un modèle Word, cette section se résume souvent à deux lignes vides.
- Vérifiez si la copropriété a bien ouvert un compte bancaire séparé pour le fonds de travaux, car certaines copropriétés ne sont pas en conformité et la ligne restera vide par défaut.
- Reportez la cotisation annuelle votée en AG, pas le montant cumulé depuis la création du fonds, qui n’est pas la donnée demandée ici.
- Précisez la quote-part rattachée au lot vendu en tantièmes, car le fonds de travaux n’est pas remboursé au vendeur lors de la vente.
Ce dernier point surprend régulièrement les vendeurs. Les sommes versées au fonds de travaux sont acquises au syndicat des copropriétaires. Le vendeur ne récupère rien, et l’acquéreur reprend la suite des cotisations.
Facturation du pré-état daté par le syndic : un point à anticiper avant de remplir soi-même
Le vendeur n’est pas obligé de solliciter son syndic pour établir le pré-état daté. Une réponse gouvernementale du 23 décembre 2025 le confirme explicitement, et aucun encadrement tarifaire n’est prévu pour ce document. En revanche, l’état daté (document distinct, postérieur au compromis) est plafonné par décret.
Des retours d’expérience récents signalent un risque concret : certains syndics facturent un pré-état daté non prévu au contrat, puis inscrivent le montant en « charges impayées » lorsque le copropriétaire conteste. Cette inscription peut bloquer la délivrance du certificat prévu à l’article 20-I de la loi du 10 juillet 1965 et mettre la vente en péril.
- Vérifiez votre contrat de syndic pour savoir si le pré-état daté y figure comme prestation incluse ou facturée en supplément.
- Si vous remplissez le document vous-même, conservez une copie de chaque pièce justificative jointe.
- En cas de facturation contestée, adressez une mise en demeure écrite au syndic avant la date prévue de signature du compromis.
L’écart de pratiques tarifaires va de la gratuité totale à plusieurs centaines d’euros pour un contenu identique. Remplir un modèle Word soi-même reste donc une option légitime, à condition de respecter l’exigence de complétude et de rattacher chaque donnée à sa pièce comptable source.
Un pré-état daté Word bien rempli et accompagné de ses justificatifs a la même valeur juridique qu’un document produit par un syndic professionnel. Le notaire examine le contenu, pas le logo en en-tête.
